Office automation

makingChoices.be bvba heeft zich gespecialiseerd in de ontwikkeling van administratieve toepassingen in Ms Access. Aan de hand van de behoeften van de klant wordt een volledig systeem op maat ontwikkeld waarmee u het ganse administratieve proces van uw organisatie organiseert en structureert.

De ontwikkeling van een dergelijke applicatie vergt nauw overleg met de verantwoordelijken en de uiteindelijke users, zodat alle systemen aan de behoeften van alle gebruikers voldoen, waarbij gebruiksvriendelijkheid en managementrapportering belangrijke issues zijn. Deze administratieve toepassingen gaan bijvoorbeeld over het maken van prijsaanvragen, offertes, projectopvolgingen tot en met de facturatie en de nacalculatie (winstbepaling) en rapportering. Applicaties staan naast de boekhoudkundige software, maar kunnen er ook in geïntegreerd worden.

Meestal verloopt de ontwikkeling van een project in een vijftal fasen:

het verzamelen van informatie en analyse van de behoeften

Na een verkennend gesprek en een oppervlakkige analyse van de noodzakelijke programmatie wordt een eerste, algemene project-flow uitgeschreven en wordt een eerste indicatie gegeven van de kostprijs van het systeem en de voorziene tijdsduur voor de ontwikkeling ervan. De database wordt grondig uitgewerkt aan de hand van enkele typische technieken die voor de klant begrijpbaar zijn en een duidelijk inzicht verschaffen in het toekomstige programma. Alles wordt grondig met de klant doorgenomen.

ontwikkeling van de applicatie

Inputzijde
Rekening houdend met de noden van elke gebruiker wordt een begin gemaakt met de programmatie van de inputzijde. In samenspraak met de uiteindelijke gebruikers wordt de gebruiksvriendelijkheid geoptimaliseerd en wordt nagegaan of het project voldoet aan de verwachtingen. Afhankelijk van de wensen van de verschillende afdelingen binnen de organisatie kunnen eventueel verschillende inputzijdes (FRONT-END) geprogrammeerd worden, die allen met dezelfde database werken (BACK-END). Zo kan de aankoopafdeling specifieke schermen gebruiken voor bv. het verwerken van uitgaande orders, terwijl de boekhouding, op basis van diezelfde gegevens, specifieke inputschermen heeft om de betalingen hiervan af te handelen.
Programmatie outputzijde
De nodige documenten (orders, facturen, creditnota's, offertes, lijsten, ...) worden ontwikkeld rekening houdend met de specifieke wensen (layout bestaande documenten, gewenste analyses) van alle gebruikers en alle afdelingen.
Management-tools
In samenspraak met de bedrijfsleiding worden de specifieke management-tools ontwikkeld, worden overzichten en analyses geprogrammeerd (in cijfers of in grafieken) die verantwoordelijken in staat stellen de juiste beslissingen te nemen en eventueel bij te sturen. Wij denken hierbij bv. aan een analyse van de omzet, per klant, per klantengroep, per regio, enz. over een bepaalde boekhoudperiode.

oplevering en installatie

Het volledige project wordt grondig getest, zowel door ons als door de klant, en op basis van de testresultaten worden de nodige correcties aangebracht. Tenslotte wordt het systeem ge?mplementeerd op de bestaande hardware. Eventueel wordt alles beveiligd en wordt gezorgd voor back-upsystemen die bij een eventuele calamiteit de continu?teit van het systeem moeten verzekeren.

training

Alle gebruikers van de applicatie worden opgeleid, zodat de gegevensverwerking op een correcte manier verloopt.